Запрос в архив

Уважаемый заявитель!

В целях сбора и анализа отзывов о нашей работе для повышения качества предоставляемых услуг просим Вас заполнить короткие анкеты обратной связи:

- оценка удовлетворенности внешних клиентов доступностью информации
- оценка удовлетворенности внешних клиентов предоставлением муниципальной услуги «Информационное обеспечение физических и юридических лиц на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, предоставление архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов» на территории Копейского городского округа»

Мониторинг оказания услуг
Уважаемые пользователи услуг, предоставленных архивным отделом, просим вас оценить качество и доступность предоставленной услуги заполнив анкету.

ИНФОРМАЦИЯ ОБ УСЛУГЕ
«Информационное обеспечение физических и юридических лиц на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, предоставление архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов» на территории Копейского городского округа» (регламент услуги утверждён постановлением администрации Копейского городского округа от 12.11.2025 №4504-п)

Круг заявителей: муниципальная услуга предоставляется в отношении граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства; организаций и общественных объединений; юридических и физических лиц, имеющих право в соответствии с законодательством Российской федерации либо в силу наделения их заявителями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от их имени.
 
Срок предоставления муниципальной услуги:

Срок исполнения запроса социально-правового характера не должен превышать 21 рабочего дня со дня регистрации запроса. Срок исполнения по тематическим запросам – не более 30 календарных дней. Срок исполнения по тематическим запросам при необходимости может быть продлен по согласованию с заявителем. Уведомление о продлении срока исполнения запроса направляется в письменной форме не позднее, чем за 7 календарных дней до дня истечения установленного срока предоставления муниципальной услуги.

Максимальный срок предоставления муниципальной услуги в зависимости от цели обращения составляет:
1) в части выдачи (направления) заявителю решения о предоставлении муниципальной услуги – 21 рабочий день;
2) в части выдачи дубликата документа, выданного ранее по результатам предоставления муниципальной услуги – 10 рабочих дней;
3) в части исправления опечаток и ошибок, допущенных в выданном результате предоставления муниципальной услуги – 10 рабочих дней.

Исчисление срока предоставления муниципальной услуги начинается со дня регистрации запроса и документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, в архивном отделе. В общий срок предоставления муниципальной услуги входит срок выдачи (направления) документов, являющихся результатом предоставления муниципальной услуги.

При наличии оснований для отказа в приеме запроса о предоставлении муниципальной услуги и документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, отказа в предоставлении муниципальной услуги, в срок, не превышающий 3 рабочих дней, следующих за днем поступления запроса, в адрес заявителя направляется мотивированный отказ (уведомление) с указанием причин принятия такого решения.

В срок, не превышающий 5 рабочих дней с момента регистрации запроса в архивном отделе, должны быть исполнены запросы, не относящиеся к составу хранящихся в архиве документов, в том числе требующих перенаправления в другой архив и (или) организацию с одновременным уведомлением заявителя.

Аналогичный срок рассмотрения предусмотрен для запросов, на которые не может быть дан ответ без предоставления уточняющих сведений. В течение 5 рабочих дней заявителю направляется уведомление с предложением уточнения и (или) дополнения информации, а также о наличии возможности проведения самостоятельных поисковых работ в читальном зале архивного отдела.

В случае обращения заявителя за получением муниципальной услуги в МФЦ срок предоставления услуги исчисляется со дня регистрации запроса в архиве.

Запросы органов государственной власти и органов местного самоуправления, направляемые в целях исполнения ими своих полномочий, исполняются в порядке и в сроки, установленные законодательством Российской Федерации, либо в согласованные с ними сроки.
 
Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги, которые заявитель (представитель заявителя) должен представить самостоятельно

1) запрос, в котором должны быть указаны:
наименование юридического лица на бланке организации;
для граждан - фамилия, имя и отчество (последнее при наличии);
почтовый и/или электронный адрес заявителя;
интересующие заявителя тема, вопрос, событие, факт, сведения и хронологические рамки запрашиваемой информации;
форма получения заявителем информации (информационное письмо, архивная справка, архивная выписка, архивные копии);
личная подпись гражданина или подпись должностного лица;
дата отправления;

2) документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации (для истребования сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах).

3) при обращении представителя заявителя:
документ, подтверждающий полномочия представителя заявителя, либо его копия, заверенная в установленном законодательством Российской Федерации порядке;
паспорт гражданина Российской Федерации или иной документ, удостоверяющий личность в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо их копия, заверенная в установленном законодательством Российской Федерации порядке.
     
В целях оперативного поиска запрашиваемой информации к запросу могут быть приложены копии документов, связанных с темой запроса:

для подтверждения трудового стажа или размера заработной платы – документ о трудовой деятельности (трудовая книжка или выписка из трудовой книжки, за исключением случаев утраты трудовой книжки);
для замены удостоверения «Ветеран труда» – пенсионное удостоверение, копия удостоверения «Ветеран труда»;
для оформления в собственность земельного участка (объекта недвижимости) – государственный акт или свидетельство на право бессрочного пользования.
 
Результат предоставления муниципальной услуги

Результатом предоставления муниципальной услуги в соответствии с целью обращения являются:

1. Предоставление информации на основе архивных документов: выдача (направление) заявителю:
- документа, содержащего информацию в соответствии с темой запроса и оформленного в форме архивной справки, архивной выписки или архивной копии;
- информационного письма с информацией об отсутствии запрашиваемых сведений (документов), с указанием возможных путей поиска или без такого указания и (или) о пересылке запроса в другие организации по месту предполагаемого нахождения документов;
- уведомления с решением об отказе в предоставлении муниципальной услуги.

2. Предоставление дубликата ранее выданного результата предоставления муниципальной услуги либо отказ в выдаче такого дубликата, либо уведомления с решением об отказе в предоставлении муниципальной услуги.

3. Исправление допущенных опечаток и ошибок в ранее выданном результате предоставления муниципальной услуги либо уведомление об отказе исправления допущенных опечаток и ошибок в выданном ранее результате предоставления муниципальной услуги.
        
Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме запроса о предоставлении муниципальной услуги и документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги

1) обращение заявителя за предоставлением иной муниципальной услуги, не предусмотренной Административным регламентом;

2) повторное поступление запроса, аналогичного ранее зарегистрированному запросу, срок предоставления по которому не истек на момент поступления;

3) отсутствие документов, представление которых необходимо для предоставления муниципальной услуги, предоставление документов не в полном объеме;

4) представленные заявителем документы утратили силу на момент обращения за муниципальной услугой.

Перечень оснований для отказа в приеме запроса о предоставлении муниципальной услуги и документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, согласно категории (признака) заявителя, приведен в таблице 1 приложения 4 к настоящему Административному регламенту.
 
Исчерпывающий перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги

1) если запросы заявителей не содержат наименования юридического лица (для гражданина - фамилия, имя, отчество (последнее при наличии), почтового адреса и/или электронного адреса заявителя;

2) если в запросе заявителя отсутствуют необходимые сведения для проведения поисковой работы;

3) если запрос заявителя не поддается прочтению. В этом случае ответ на запрос не дается и он не подлежит рассмотрению, о чем сообщается гражданину, направившему запрос, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

4) если ответ по существу поставленного в нем вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну. В этом случае заявителю сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений. Указанная информация может быть предоставлена только при наличии у заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих государственную тайну и/или конфиденциальную информацию;

5) если в запросе обжалуется судебное решение;

6) если в запросе содержится вопрос, на который заявителю ранее многократно давались письменные ответы по существу, и при этом не приводятся новые доводы или обстоятельства. Руководители органов, предоставляющих муниципальную услугу, или уполномоченные на то лица вправе принять решение о безосновательности очередного запроса и прекращении переписки по данному вопросу при условии, что указанный запрос и ранее направляемые запросы направлялись в один и тот же орган, предоставляющий государственную услугу, или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение;

7) если в запросе содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи. Должностное лицо вправе оставить запрос без ответа по сути поставленных в нем вопросов и сообщить заявителю, направившему его, о недопустимости злоупотребления правом;

8) отсутствие у заявителя документов, подтверждающих его полномочия выступать от имени третьих лиц.

Одним из основных направлений деятельности архивного отдела администрации Копейского городского округа Челябинской области является исполнение запросов.

Все поступающие в архив запросы  подразделяются на тематические и социально-правового характера.

Тематические запросы – это запросы информации по определенной тематике, проблеме, событию, факту, в том числе о подтверждении имущественных прав граждан и организаций.

Социально-правовые запросы – это запросы, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающих их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций, в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и международными обязательствами Российской Федерации.
       
За получением архивных сведений, выписок и копий документов для оформления льгот или подтверждения трудового стажа теперь необязательно обращаться в архив лично.

На Едином портале государственных и муниципальных услуг Российской Федерации (ЕПГУ) доступна услуга «Получение архивных справок, выписок и копий, связанных с социальной защитой, пенсионным обеспечением, необходимых для получения льгот и компенсаций». Достаточно заполнить заявление в личном кабинете портала https://www.gosuslugi.ru/600149/1, приложить копии документов, путем загрузки на портал сканкопий, нажать на команду подачи заявления и отслеживать ход его исполнения в режиме реального времени на портале или в мобильном приложении.

Другие способы направления запроса

1) лично по адресу: г. Копейск, ул. Ленина, д.30, 454084, в дни и часы приема посетителей (понедельник, среда с 8.30 до 17. 00, обед с 12.00 до 12.45). Телефон для справок: 8 (351) 7-39-81;

2) посредством почтового отправления (простое (заказное) письмо, курьерская доставка и т. д.) в Архивный отдел администрации Копейского городского округа по адресу: 456618,  г. Копейск, ул.  Ленина, д. 52;

3) посредством обращения в любое отделение Областного государственного автономного учреждения «Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг Челябинской области» (МФЦ);

4) в электронной форме с использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет, в том числе:
– посредством заполнения установленной формы заявления на официальном сайте администрации Копейского городского округа/вкладка «Архив»: https://www.akgo74.ru;
– направлением скана запроса на адрес электронной почты: arhiv@akgo74.ru;
– с использованием Единого портала государственных и муниципальных услуг Российской Федерации https://www.gosuslugi.ru/
 
Формы запросов
В зависимости от вида запроса заполняется конкретная форма заявления:
Запросы социально–правового характера:
1) подтверждение трудового стажа или заработной платы: – форма запроса; 
2) подтверждение факта награждения: – форма запроса; 
Тематические запросы:
1) предоставление тематической информации на основе архивных документов, выдача архивной копии (выписки) документа: 
– форма запроса;
2) предоставление дубликата ранее выданного результата предоставления муниципальной услуги:
– форма запроса;
3) Исправление допущенных опечаток и ошибок в выданном результате предоставления муниципальной услуги:
– форма запроса; 
 
Список предприятий, организаций и учреждений, документы по личному составу которых хранятся в архивном отделе администрации  Копейского городского округа на 1 января 2025 года.

Список организаций, предприятий и учреждений архивного фонда «Кооперативы и малые предприятия г. Копейска», документы по личному составу которых хранятся в архивном отделе администрации  Копейского городского округа на 1 января 2025 года.

В архивный отдел заявители могут обратиться за поиском информации по имеющимся на хранении фондам. Форма анкеты для посетителя читального зала.
     
Оценить качество услуги «Информационное обеспечение физических и юридических лиц на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, предоставление архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов» на территории Копейского городского округа» здесь.
     
Cхема (скоро будет) (состав, последовательность выполнения административных процедур) предоставления услуги «Информационное обеспечение физических и юридических лиц на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, предоставление архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов» на территории Копейского городского округа.